Microsoft se despide del Office 2019: ¿por qué las empresas deben tomar acción urgente?

Microsoft anunció que el soporte para Office 2016-2019 llegará a su fin el 14 de octubre de 2025, dejando a miles de empresas con software obsoleto y sin protección ante nuevas amenazas.

Aproximadamente el 37% de los dispositivos en empresas a nivel mundial todavía usan Microsoft Office 2016-2019, según una muestra de InvGate realizada en 597 organizaciones. Para estas compañías, el cambio representa una transición estratégica que no puede ser ignorada.

En un entorno donde las amenazas de ciberseguridad evolucionan a diario y las exigencias regulatorias se vuelven más rigurosas, depender de software sin soporte expone a las organizaciones a vulnerabilidades que pueden comprometer tanto su operatividad como su reputación.

¿Cómo impacta la medida de Microsoft en las empresas?

Más allá de la pérdida de soporte técnico, el fin de las actualizaciones de seguridad introduce un riesgo palpable para empresas de todos los sectores. No contar con software actualizado y seguro es una invitación a incidentes de ciberseguridad, lo cual expone a las empresas a sanciones regulatorias y compromete tanto su operatividad como su reputación.

Este es un factor decisivo en la sostenibilidad y la competitividad de cualquier organización que aspire a operar de manera responsable y conforme a los estándares de gobernanza actuales.

Especialmente en sectores donde la privacidad de datos y la seguridad son esenciales, como en el financiero y el de salud, el uso de software obsoleto es incompatible con el cumplimiento normativo y el marco de gobernanza que exige el mercado moderno. Sin una estrategia clara para actualizar su infraestructura, una organización corre el riesgo de ser penalizada en auditorías y de perder la confianza de clientes y socios.

¿Quién debe encarar esta transformación?

La actualización y administración de software, en particular en una transición como esta, es una responsabilidad que debe trascender al equipo de tecnología. Las áreas de compliance, auditoría interna y gobernanza deben estar involucradas para asegurar que la transición no solo cumpla con los requerimientos técnicos, sino que refuerce los compromisos de la empresa con la seguridad y el cumplimiento.

Los líderes empresariales deben tomar un rol activo en esta iniciativa, impulsando una cultura de proactividad y agilidad en la respuesta al cambio. En nuestra experiencia ayudando empresas en la materia hemos identificado cinco pasos estratégicos para una transición eficaz.

Guía práctica para una actualización efectiva

1. Inventario preciso de activos de software: Antes de cualquier transición, es vital saber exactamente qué software y qué versiones están en uso. Este conocimiento no solo permite identificar los riesgos, sino que facilita una transición organizada y sin contratiempos. En lugar de depender de registros obsoletos o estimaciones, recomendamos implementar herramientas de gestión de activos que otorguen visibilidad en tiempo real.
2. Evaluación de opciones de actualización: Una organización seria debe considerar si una migración a versiones más recientes de Office o una transición hacia Microsoft 365 en la nube es la mejor solución a largo plazo. Con Microsoft 365, las actualizaciones son automáticas y constantes, lo que mantiene a la empresa siempre en cumplimiento y preparada para responder a amenazas y cambios regulatorios.
3. Planificación y priorización del proceso de actualización: La interrupción de operaciones debe ser mínima y estratégicamente planificada. Este proceso debe contemplar fases que prioricen sistemas críticos, asegurando una transición escalonada que mantenga la continuidad del negocio y respalda los compromisos de la organización con el cumplimiento.
4. Capacitación integral del personal: Los usuarios deben estar al tanto de las nuevas herramientas y funcionalidades para asegurar una adopción rápida y eficaz. Esto no es solo una cuestión operativa, sino una inversión en capital humano que maximiza el retorno de esta transición tecnológica.
5. Verificación y aseguramiento del cumplimiento: La revisión y ajuste de las licencias es fundamental. Esto no solo garantiza el uso adecuado del software, sino que también es una protección ante posibles sanciones y auditorías. Un marco de licenciamiento en orden es una piedra angular de cualquier estrategia de gobernanza efectiva.

Los desafíos para las empresas en América latina

En América latina, muchas empresas medianas y pequeñas se encuentran con una infraestructura de gestión de activos de tecnologías de la información (ITAM, sigla en inglés) en fase incipiente. Esto significa que aún dependen de registros manuales o de hojas de cálculo desactualizadas para gestionar su software.

Este enfoque no solo compromete la eficiencia, sino que también deja a las empresas en una posición de vulnerabilidad frente a auditorías y ataques cibernéticos. Sin una infraestructura de ITAM madura, las empresas pierden el control sobre los activos que manejan y no logran tener una visión precisa de los riesgos que enfrentan. A la hora de implementar actualizaciones, el esfuerzo y el costo son considerablemente mayores y más propensos a errores.

Este contexto representa un reto significativo para el crecimiento y la competitividad de las organizaciones de la región, y una oportunidad para aquellos líderes que deseen posicionarse a la vanguardia tecnológica.

Ariel Gesto.

El riesgo real de ignorar el problema

No actuar frente a este cambio es simplemente postergar un riesgo inminente. Las empresas que eligen ignorar esta transición se exponen a incidentes de seguridad que no solo son costosos en términos financieros, sino también en términos de imagen y credibilidad. Es algo que hemos presenciado en nuestro campo una y otra vez.

En el mundo actual, donde las regulaciones de seguridad y privacidad se vuelven cada vez más estrictas, depender de software sin soporte coloca a la empresa en una situación de vulnerabilidad constante.

Liderazgo en la transición: cómo enfrentar el cambio de manera estratégica

Para aquellas empresas que aún no tienen un sistema ITAM consolidado, existen pasos prácticos para enfrentar esta transición de manera efectiva:

• Iniciar con un inventario básico, aunque sea manual, para entender la magnitud del cambio necesario. Esta visibilidad básica es el primer paso hacia una estrategia de Gestión de Activos más robusta.
• Asignar liderazgo y responsabilidad clara para que esta transición se lleve a cabo de manera organizada y que se alinee con los requisitos de cumplimiento de la organización.
• Aprovechar herramientas accesibles o de bajo costo en el mercado que faciliten la Gestión de Activos y que permitan a las empresas operar con precisión y seguridad, sin necesidad de sistemas complejos desde el inicio.
• Implementar la actualización por fases, enfocándose primero en áreas críticas, y ajustando el proceso según la operatividad y los recursos de la empresa.

Un momento clave para la gobernanza tecnológica

La transición hacia software actualizable y seguro no es solo una necesidad técnica, sino una estrategia de sostenibilidad y gobernanza en un entorno en constante cambio. Las organizaciones que actúen con previsión y liderazgo estarán mejor posicionadas para enfrentar los retos de la próxima década, mitigando riesgos y fortaleciendo su posición en el mercado. Esta es una oportunidad para usar la tecnología no solo como una herramienta, sino como un pilar estratégico para el éxito.

(*) Cofundador y director general ejecutivo de InvGate.