Portales de proveedores agilizan la gestión de facturas

Los portales de proveedores, plataformas que conectan a todos los documentos comerciales entre empresas y clientes, optimizando la gestión del negocio, así como también la cadena de pagos. En sectores como el retail, el volumen de facturas es enorme y no hay ecuanimidad en cuanto a los formatos en los que se envían.

Con lo cual la carga manual genera dificultades y errores a la hora de cargarlos.

En este contexto donde la inflación acelera la necesidad de cobranzas rápidas para que la suba del costo de vida no afecte al negocio, las facturas digitales y las plataformas web de cobranzas se ofrecen como una herramienta útil.

Carlos Pinto, presidente de la empresa informática Planexware, analiza en la siguiente entrevista de iProfesional como los portales de proveedores constituyen un camino inteligente para agilizar la gestión de facturas.

-¿Cómo es la situación que enfrentan las empresas que deben manejar un gran volumen de facturas?

-Vemos dos enfoques, uno general y otro particular. En el primer grupo vemos que en una u otra medida todas las empresas están transitando la transformación digital.

Algunos con mayor profundidad y gran valentía en la adquisición de tecnología para modificar o eliminar procesos ineficientes.

La digitalización reemplaza los procesos en papel.

Otros lo llevan adelante más tímidamente, con solo algunas incorporaciones informáticas. En el aspecto particular, las empresas que disponen de un gran número de facturas de proveedores tienen la oportunidad de profundizar la transformación digital incorporando varios mecanismos de ingreso de estas a fin de eficientizar sus procesos de cuentas a pagar.

En uno y otro caso, si no avanzan estratégicamente en la gestión de proveedores, deben dedicar recursos humanos a la carga manual de datos, lidiar con la negatividad de reclamos, además de exponerse a demoras y errores humanos. Todos costos que de una otra manera impacta en las organizaciones

-¿Cómo afecta la inflación alta a los procesos de facturación de las empresas?

–La inflación es un veneno para todos los procesos, desde las finanzas de las empresas hasta la motorización de la pobreza en los sectores de bajos recursos.

Todos sabemos que el alargamiento adicional de los plazos de pago, no solo son una fuente de ingresos al cashflow sino que además proporcionan una rebaja implícita en los montos a liquidar a los proveedores.

Lo que no tenemos que confundir es este manejo financiero con la eficiencia del proceso de liquidación de las cuentas a pagar.

Es inadmisible que, para justificar los manejos financieros aludidos, se piense que es más provechoso tener un mecanismo de procesamiento de los pagos intrincado y tortuoso que enmascare decisiones financieras en torno del alargamiento de los plazos de pago a proveedores.

Cada vez más los sistemas de gestión integral de empresas resguardan sólidamente todas las transacciones de la actividad empresarial.

-¿Cuáles son las ventajas de la digitalización en la gestión de negocios?

-Mucho se ha hablado de la transformación digital, repensando los procesos desde cero motorizados por la tecnología. Los negocios hoy no admiten procesos manuales engorrosos y lentos.

La inmediatez y la pasión por la urgencia no solo de los clientes externos sino también de los internos es un requisito ineludible que define una nueva cultura de las organizaciones. En este marco, la transformación digital es un «must» para mejorar nuestro perfil competitivo en un entorno de negocios cada vez más selectivo y demandante.

-¿Cómo pueden aumentar las herramientas digitales la eficiencia en la gestión de las empresas?

-De la misma manera en que herramientas como Zoom, WhatsApp u otras aplicaciones han cambiado nuestra vida, especialmente permitiendo el mantenimiento de muchos negocios durante la cuarentena.

El uso de la tecnología debe ser aprehendido con valentía y con profundidad, cambiando de raíz los procesos de negocios involucrados.

No sólo mejoramos la eficiencia del negocio, sino que nos proporciona una excelente oportunidad de ser más competitivos y aumentar el market share y/o acceder a nuevos segmentos de mercado.

La elección es sencilla: ¿queremos pelear por la punta de la carrera o queremos quedarnos en nuestra zona de confort, viendo cómo nuestros competidores nos pasan «como un poste»?

La transformación digital es un «must» para mejorar el perfil competitivo en un entorno de negocios cada vez más selectivo y demandante.

-¿Cuáles son las ventajas de una plataforma cloud para la facturación y cobranza frente a sistemas legados?

-Cada vez más los sistemas de gestión integral de empresas resguardan sólidamente todas las transacciones de la actividad empresarial. De manera crecientemente se usan aplicaciones «satélites» basadas en la web para explotar los datos y acercar a la empresa a clientes y proveedores.

El caso de los portales de clientes y proveedores son un claro ejemplo de acercamiento de los socios de negocios a la empresa, para proporcionar inmediatez y eficientizar los procesos de gestión y registración interna de las empresas.

-¿Cómo se maneja la seguridad de las plataformas basadas en la web?

Es un tema que, si bien siempre ha tenido una gran importancia, ahora en esta situación de profundización del uso de aplicaciones web. Se ha vuelto un aspecto crítico y no sólo para los CIO u áreas de IT, sino para toda la organización. Los riesgos crecen, no solo por intrusiones, sino por ser blanco de piratería extorsiva para apoderarse de la llave de la gestión empresarial, con pedidos de rescates de la llave para destrabar la intrusión de montos millonarios.

Además, pareciera que cada vez hay más gente y más recursos dirigidos a estos fines espurios. Para quienes no están el detalle, comento que hoy día cualquier organización debe resultar indemne a decenas de miles (si, decenas de miles) de ataques informáticos a su infraestructura en cada mes.

Por ello, la ciberseguridad se ha constituido en una actividad que se presenta desde el diseño mismo de las aplicaciones informáticas y requiere ingentes esfuerzos por detectar tempranamente, antes que los hackers, el más mínimo resquicio por donde podría filtrarse una intrusión.

Las certificaciones de seguridad y los planes de contingencia son también un must a la hora de elegir tecnologías y proveedores.

Carlos Pinto, presidente de Planexware.

-¿Cuáles son los obstáculos que se enfrentan para la interoperabilidad de los sistemas entre diferentes empresas y plataformas?

-Los mecanismos de interconexión entre empresas basadas en la tecnología EDI (Electronic Data Interchange) proporciona un camino natural de entendimiento de los datos entre las empresas.

Cada vez hay más empresas que pugnan por integrar directamente documentos que se importan o exportan desde o hacia los sistemas corporativos, en busca de una comunicación «de computadora a computadora». Algo similar sucede con la integración con sistemas de la administración pública, para lo que hay que estar continuamente actualizados.

-Planexware tiene 30 años en el mercado. ¿Cómo evolucionó desde la convertibilidad en la que nació al actual contexto económico?

-Treinta años en informática, en esta época, son varias etapas glaciares. Hemos utilizado o desarrollado soluciones que hoy son objeto de ser expuestas en un museo.

Pero nos adaptamos a la vertiginosidad de los cambios y anticipamos tendencias para ofrecer siempre soluciones de valor agregado de punta.

Nuestro lema es «No hay línea de llegada» por esto mismo…» Los vaivenes económicos nos han sacudido, pero hemos acompañado a nuestros clientes en cada crisis.

Son varios los que han sido asistidos refinanciando sus deudas por servicios o sencillamente disponiendo de los mismos en forma gratuita para ayudar a su recuperación. Más de 80 colaboradores en nuestro staff, 2.500 clientes activos, cerca de 15.000 empresas que forman parte de nuestro ecosistema indirectos y 80 millones de documentos cursados por año, nos colocan hoy en una posición de liderazgo en el sector del intercambio electrónico de documentos de la región.